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Pour les TPE de moins de 20 salariés, les télécoms sont un poste de dépenses à maîtriser. Téléphonie mobile, fixe, accès Internet... Voici quelques astuces et solutions pour réduire vos coûts, augmenter la productivité de vos équipes, et connaître les critères de choix d'un forfait correspondant à vos besoins.
Pour savoir si on ne dépense pas trop, il faut vérifier ses factures : la remarque est frappée au coin du bon sens mais, en pratique, elle n'est pas si facile à mettre en œuvre ! Souvent, dans l'entreprise, toutes sortes de forfaits coexistent. Et il devient très compliqué de s'y retrouver, de faire des comparaisons, de détecter les aberrations...
À ce premier préjudice vient s'en ajouter un autre : le temps passé à gérer la facturation - un temps qui n'est pas gratuit. Quant aux interactions répétées avec les salariés, pour demander des précisions, elles font perdre du temps et peuvent être mal vécues.
Bref, pour se donner de vrais moyens de maîtrise des coûts, rien ne vaut la facturation centralisée. Tous les inconvénients cités disparaissent, ce qui permet au contrôle de gestion de porter son attention sur des problèmes plus stratégiques.
Les principales caractéristiques à retenir d'une facturation centralisée sont :
L'évolution des technologies numériques permet d'améliorer le confort et la productivité des utilisateurs... mais elle permet aussi de supprimer des coûts, purement et simplement ! Pour maîtriser ses dépenses, Même les petites entreprises peuvent en profiter, jusqu'à 20 lignes. Très concrètement, certains postes de coûts disparaissent :
Un autre poste de coût, très important, peut lui aussi disparaître : l'achat ou la location d'un PABX. Coûteux et parfois capricieux, ces équipements encombrants, qui ressemblent souvent à une armoire bourrée d'électronique et de câbles, n'ont plus vraiment leur place dans les petites entreprises !
En accédant à l'internet mobile, vous consommez une certaine quantité de datas, qui se déduit automatiquement de votre forfait. Voici comment réduire cette consommation :
Quant aux utilisateurs de tablettes, ils peuvent disposer d'une seconde carte SIM, fournie avec le Pack Business Entrepreneurs Intégral. En pratique, le même utilisateur reçoit une carte SIM pour son téléphone mobile et une seconde pour sa tablette, ce qui lui évite de transférer sa carte d'un appareil à l'autre. Sur la tablette, les communications peuvent se faire en Dual Carrier ou en 4G, et elles sont décomptées sur le forfait mobile de l'utilisateur du téléphone mobile.
Enfin, en ce qui concerne l'usage de la data mobile à l'étranger, il ne s'agit plus d'un sujet de stress (voir à ce sujet : Roaming : utiliser votre mobile à l'étranger sans dépasser votre budget). En effet, des forfaits très ajustés sont désormais accessibles, sur une base journalière, mensuelle ou au compteur (voir nos offres et conditions Forfait international). Un dispositif d'alerte peut être mis en place pour éviter tout dépassement. Plus besoin, donc, de couper son téléphone mobile en passant une frontière, et de se priver de télécharger un document important !
Aujourd'hui, un employé utilise tous les canaux numériques : fixe, mobile, Internet, et parfois fax. La notion de forfait peut donc se généraliser - elle apporte une plus grande clarté et une meilleure prévisibilité et maîtrise des coûts pour l'entreprise. En fonction des employés et de leurs usages numériques, le choix d'un forfait tout-en-un doit néanmoins être guidé par les usages préférentiels : nomade (priorité aux solutions numériques mobiles) ou sédentaire (priorité aux solutions numériques fixes).
En résumé, le choix du forfait est véritablement déterminant pour assurer une grande productivité à chaque employé, tout en réduisant le coût des consommations.
Mais, trop souvent, les petites entreprises n'intègrent pas dans leur évaluation les coûts indirects d'une solution mal adaptée. Si vous ne disposez pas d'une fonction de standard téléphonique, combien d'appels de prospects ou de clients allez-vous perdre ? Quelle sera l'image de votre société ? En termes de productivité, avez-vous évalué le coût engendré par des débits trop bas ? Vos employés sont-ils encore pénalisés, chaque jour, de devoir jongler entre téléphone fixe et mobile ?
Les grandes entreprises l'ont bien compris : les télécoms ne sont pas seulement un poste de coûts mais une source de profits. Il est temps de changer de regard !