Les 5 priorités pour maîtriser les coûts télécoms de votre TPE

1 - Vérifiez les factures fixes et mobiles... de façon efficace !

Pour savoir si on ne dépense pas trop, il faut vérifier ses factures : la remarque est frappée au coin du bon sens mais, en pratique, elle n'est pas si facile à mettre en œuvre ! Souvent, dans l'entreprise, toutes sortes de forfaits coexistent. Et il devient très compliqué de s'y retrouver, de faire des comparaisons, de détecter les aberrations...

À ce premier préjudice vient s'en ajouter un autre : le temps passé à gérer la facturation - un temps qui n'est pas gratuit. Quant aux interactions répétées avec les salariés, pour demander des précisions, elles font perdre du temps et peuvent être mal vécues. 

Bref, pour se donner de vrais moyens de maîtrise des coûts, rien ne vaut la facturation centralisée. Tous les inconvénients cités disparaissent, ce qui permet au contrôle de gestion de porter son attention sur des problèmes plus stratégiques.

Les principales caractéristiques à retenir d'une facturation centralisée sont :

• une meilleure comparabilité des usages entre employés
• des possibilités d'alertes en cas de dépassement
• un interlocuteur dédié pour obtenir rapidement des précisions et des conseils
• pour suivre votre consommation à tout instant, un accès gratuit par Internet à l'extranet
• au choix, une facture par site ou multi-sites
• la facture unique peut regrouper la téléphonie fixe et mobile, le standard téléphonique (Pack Business Pro), mais aussi les accès Internet haut débit fixe et mobile, la ligne fax, ainsi que les outils bureautiques et de collaboration en ligne.

2 - Supprimer les coûts inutiles : pas d'investissement, pas de frais d'installation, pas de maintenance, pas de câblage

L'évolution des technologies numériques permet d'améliorer le confort et la productivité des utilisateurs... mais elle permet aussi de supprimer des coûts, purement et simplement ! Pour maîtriser ses dépenses, Même les petites entreprises peuvent en profiter, jusqu'à 20 lignes. Très concrètement, certains postes de coûts disparaissent :

• pas besoin d'investir dans des postes de téléphone fixes : ils sont fournis avec certains forfaits. Et ils disposent des mêmes technologies et des mêmes fonctions de standard téléphonique que ceux des grandes entreprises,
• pas de frais d'installation : ces téléphones fixes fonctionnent dès qu'on les sort de la boîte,
• pas de maintenance : en cas de panne, les postes de téléphone fixes sont gérés par l'opérateur, sans frais supplémentaires,
• pas de frais de câblage : les postes de téléphonie fixe n'ont plus besoin de câbles téléphoniques pour fonctionner - ils se raccordent à une prise de courant ordinaire. Autant de frais en moins et de câbles parfois disgracieux. En fait, techniquement, ces téléphones fixes utilisent le réseau mobile SFR pour communiquer.

Un autre poste de coût, très important, peut lui aussi disparaître : l'achat ou la location d'un PABX. Coûteux et parfois capricieux, ces équipements encombrants, qui ressemblent souvent à une armoire bourrée d'électronique et de câbles, n'ont plus vraiment leur place dans les petites entreprises !

3 - Data mobile : prenez les bonnes habitudes

En accédant à l'internet mobile, vous consommez une certaine quantité de datas, qui se déduit automatiquement de votre forfait. Voici comment réduire cette consommation : 

• utilisez de préférence les liaisons WiFi : plutôt que de débiter votre forfait data mobile, connectez-vous au WiFi dès que possible. Avec les forfaits SFR, vous disposez d'un réseau national de plus de 4 millions de spots (voir Carte WiFi), que vous pouvez détecter et exploiter grâce à l'application SFR WiFi. Avec SFR, la bascule vers le WiFi peut se faire automatiquement si votre smartphone le permet,
• réduisez la fréquence des vérifications : votre smartphone est probablement réglé pour vérifier régulièrement si vous avez reçu des emails ou notifications Facebook notamment. Si cela ne pénalise pas votre travail, vous pouvez en réduire la fréquence (toutes les 15 mn, par exemple). Quant aux notifications Facebook, elles pointent parfois sur des photos, plus ou moins lourdes à télécharger,
• ne faites pas de mise à jour d'application si vous n'êtes pas à proximité d'un spot WiFi. Et ne laissez pas tourner une application quand vous ne l'utilisez pas : il se peut qu'elle se connecte automatiquement pour télécharger des données,
• limitez votre consommation de streaming : pendant une pause, il est tentant de suivre l'actu en streaming vidéo ou audio... mais cet usage est, de loin, le plus consommateur de datas !

Quant aux utilisateurs de tablettes, ils peuvent disposer d'une seconde carte SIM, fournie avec le Pack Business Entrepreneurs Intégral. En pratique, le même utilisateur reçoit une carte SIM pour son téléphone mobile et une seconde pour sa tablette, ce qui lui évite de transférer sa carte d'un appareil à l'autre. Sur la tablette, les communications peuvent se faire en Dual Carrier ou en 4G, et elles sont décomptées sur le forfait mobile de l'utilisateur du téléphone mobile.

Enfin, en ce qui concerne l'usage de la data mobile à l'étranger, il ne s'agit plus d'un sujet de stress (voir à ce sujet : Roaming : utiliser votre mobile à l'étranger sans dépasser votre budget). En effet, des forfaits très ajustés sont désormais accessibles, sur une base journalière, mensuelle ou au compteur (voir nos offres et conditions Forfait international). Un dispositif d'alerte peut être mis en place pour éviter tout dépassement. Plus besoin, donc, de couper son téléphone mobile en passant une frontière, et de se priver de télécharger un document important !

4 - Adopter un forfait tout-en-un

Aujourd'hui, un employé utilise tous les canaux numériques : fixe, mobile, Internet, et parfois fax. La notion de forfait peut donc se généraliser - elle apporte une plus grande clarté et une meilleure prévisibilité et maîtrise des coûts pour l'entreprise. En fonction des employés et de leurs usages numériques, le choix d'un forfait tout-en-un doit néanmoins être guidé par les usages préférentiels : nomade (priorité aux solutions numériques mobiles) ou sédentaire (priorité aux solutions numériques fixes).

5 - Evaluez le coût d'une solution mal adaptée

En résumé, le choix du forfait est véritablement déterminant pour assurer une grande productivité à chaque employé, tout en réduisant le coût des consommations.

Mais, trop souvent, les petites entreprises n'intègrent pas dans leur évaluation les coûts indirects d'une solution mal adaptée. Si vous ne disposez pas d'une fonction de standard téléphonique, combien d'appels de prospects ou de clients allez-vous perdre ? Quelle sera l'image de votre société ? En termes de productivité, avez-vous évalué le coût engendré par des débits trop bas ? Vos employés sont-ils encore pénalisés, chaque jour, de devoir jongler entre téléphone fixe et mobile ?

Les grandes entreprises l'ont bien compris : les télécoms ne sont pas seulement un poste de coûts mais une source de profits. Il est temps de changer de regard !