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Face aux nouveaux usages, la communication interne ne peut plus reposer sur un classique intranet. Pour la rendre plus efficace, les entreprises doivent se tourner vers les nouveaux outils à leur disposition.
La communication interne a pour rôle de diffuser des messages à l’ensemble des salariés par différents canaux de communication (intranet, mail, affichage, etc.). Or, avec les nouveaux usages (mobilité et travail collaboratif), ses fonctions sont désormais multiples (transmettre des informations, motiver les collaborateurs, fédérer autour d'un projet…). Pour optimiser la communication interne, il est donc important pour les entreprises de déployer de nouveaux outils tels que le RSE (Réseau Social d'Entreprise), la messagerie instantanée, la visioconférence ou le partage d'agenda.
Grâce à toute une gamme d'outils également installés dans le cloud, les entreprises ont la possibilité de diffuser des informations primordiales concernant un projet. Par exemple, le partage d'agenda est un calendrier créé et géré par une seule équipe. Les utilisateurs autorisés doivent s'identifier pour consulter ou modifier l'agenda. Pratique, cet outil permet de préparer plus efficacement des réunions, en vérifiant la disponibilité des collaborateurs par exemple. De son côté, la visioconférence est parfaite pour organiser des réunions en temps réel (présentation de résultats, formation à distance…), avec des intervenants répartis sur différents sites.
Aujourd'hui, il est primordial de pouvoir communiquer avec les collaborateurs distants (déplacement, télétravail, travail à distance…). Mais les entreprises sont souvent confrontées à une perte de temps (appels croisés, etc.). Pour joindre immédiatement un salarié distant, la messagerie instantanée est l'outil idéal. Bien plus pratique que l'e-mail, le chat permet d'obtenir une réponse en temps réel, si le statut de l'utilisateur est « disponible ». Si celui-ci est « occupé » ou « absent », un système d'archivage permet d'éviter de perdre les messages envoyés. Il est d'ailleurs possible de créer des discussions simultanées avec plusieurs participants. Notez que certaines solutions de messagerie offrent une interface synchronisée avec la boîte mail.
Dans le cadre des communications unifiées, l'ensemble de ces outils est inclus dans des solutions tout-en-un, disponibles pour les PME et les TPE. Elles ont ainsi la possibilité de profiter d'applications performantes, évolutives et totalement adaptables à leurs besoins. En outre, elles peuvent bénéficier d'une réelle expertise et d'une maintenance (mise à jour, sécurité…).
Si l'intranet est un outil couramment utilisé dans le monde professionnel, il montre des limites, notamment face aux réseaux sociaux, souvent utilisés par les salariés. Pour moderniser et dynamiser la communication interne, les entreprises doivent se tourner vers un RSE déployé dans le cloud. Ce réseau social permet de fidéliser et de motiver les salariés en leur proposant régulièrement des contenus plus riches et variés (blogs, vidéos, photos, articles de presse, infographies…) via une plate-forme dédiée. À leur tour, les salariés ont la possibilité d'interagir avec le contenu via des like ou des commentaires – l'animation et la modération du RSE étant confiés à des community managers. Notez que le RSE peut également être utilisé pour réaliser des sondages d'opinion ou diffuser toutes sortes de messages (médecine du travail, informations pratiques, etc.).
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