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Pourquoi l'évolution de l'espace de travail est un atout dans la compétitivité des entreprises ?

Dans un environnement où nombre d’évolutions se matérialisent - depuis le cadre législatif du travail, aux modalités de déplacement en milieux urbains, en passant par le rôle social du travail et la gestion des sphères privées / professionnelles - on doit légitimement se poser la question de ce que sera notre « bureau » de travail demain et questionner ce l’on appelle désormais l’expérience du collaborateur.

L'expérience collaborative du collaborateur 

La transformation de l’espace de travail est en soi un pan de la transformation plus globale, digitale, des entreprises. Elle met en jeu des questions liées à la gestion immobilière, à la mobilité des collaborateurs, au développement du télétravail et nécessite de repenser nos outils de communication dans un contexte où le collaborateur doit faire face à une masse d’informations croissante, est toujours plus mobile et conditionne son adoption de nouveaux usages fonctionnels à une expérience de qualité, intuitive et simple.

Le lieu de l’entreprise ne se résume plus à une « usine » bâtie autour de la notion de productivité des individualités mais se recentre sur celle des équipes, des projets en encourageant la collaboration des individus à plusieurs niveaux. Le lieu devient flexible et tire les enseignements des statistiques d’occupation (environ 20% de bureaux inoccupés et entre 50% et 70% de positions non occupés dans les départements commerciaux des grandes entreprises).
La redéfinition du lieu de travail est également façonnée par le télétravail avec des collaborateurs évoluant, au-delà de leur domicile, dans :

  • des bureaux mis à disposition par l’entreprise pour 21% 
  • des réseaux de proximité pour 8%,
  • des espaces de coworking pour 7%.

Proposer aux collaborateurs de choisir les modalités de son espace de travail avec les solutions technologiques de collaboration associées instaure un lien de confiance et favorise l’engagement et le bien-être de ces derniers.

L’enjeu pour l’entreprise est de :

  • favoriser l’innovation et avoir un avantage compétitif  à l’encontre de ses concurrents qui resteront dans des organisations traditionnelles du travail
  • obtenir des gains de productivité (22% en moyenne pour un télétravailleur) 
  • favoriser le bien être des collaborateurs (moins de stress, plus de sommeil, moins d’absence)

Les solutions de collaborations dans ce contexte

L’expérience utilisateur

Les solutions de collaboration sont un élément clé, ergonomique, de la démarche au même titre que la réorganisation physique de l’espace de travail et doivent répondre à plusieurs enjeux, autour de cette « fameuse » expérience du collaborateur qui lui, conditionne leur adoption aux sentiments de qualité et simplicité.


Qualité

Le jugement des utilisateurs est rapidement sans appel avec 64% des collaborateurs qui place l’expérience utilisateur comme raison pour ne pas utiliser les applications métiers.

Mauvaise qualité du son/de la vidéo, rupture du niveau de collaboration dès lors qu’un partenaire extérieur est impliqué, indisponibilité des services sur les terminaux mobiles sont autant de raisons qui expliquent pourquoi près de 80% des applications mobiles métiers sont abandonnées après leur 1ère utilisation.


Simplicité

La collaboration aujourd’hui, c’est une messagerie électronique, un téléphone, un logiciel de messagerie instantanée, un serveur de fichier, des salles de réunion, des papers board (que l’on aime souvent photographier), un système d’audioconférence, etc. 

Rien de commun finalement à tous ses silos qu’il convient de casser.


Une collaboration efficace, c’est une application unique et identique sur un desktop et un terminal mobile qui permet de :

  • rassembler ces équipes et fluidifier l’interaction.
  • créer des espaces pour ces différentes équipes afin d’optimiser les flux de travail, l’échange de connaissances, la capitalisation au-delà des fuseaux horaires.
  • permettre aux membres de l’équipe de se rencontrer pour échanger quel que soit leur emplacement géographique, en toute sécurité.

C’est une application qui regroupe toutes les natures d’interactions pour répondre à toutes les situations du quotidien professionnel et qui laisse l’utilisateur exprimer sa préférence. 

En résumé, comme le note SignaGroup, « Nous gagnons en compétitivité, car nous travaillons plus vite que ceux qui passent leur temps à écrire des e-mails ».

La collaboration devient mobile

L’expérience de collaboration ne doit pas être dégradée en situation de mobilité, de l’accès aux réunions pour un commercial en déplacement au partage de son écran en temps réel pour un technicien de maintenance sur le terrain, la gamme d’interactions doit être identique à celle que les collaborateurs utilisent dans les murs de l’entreprises.

Mais là encore, au-delà d’être complète, la collaboration sur le terminal mobile doit être adaptée, ce qui veut dire simple, au plus proche de l’usage personnel et en synthèse, d’une utilisation sans effort.

On doit passer d’une expérience inconfortable et fréquemment déceptive, ( exemple : Cliquer sur une notification > Ouvrir l’événement > Accéder aux détails de l’événement > Cliquer sur le lien > Accédez à la réunion en ligne ) à une expérience naturelle de collaboration en mobilité, en un clic ! Une application de collaboration associée à un réseau 4G et à un terminal supportant la voix sur wifi permet à l’entreprise de proposer un espace de travail intégralement mobile à certains collaborateurs.

La collaboration au service du télétravail

Pour le télétravailleur, la solution de collaboration abolit la frontière géographique entre le lieu habituel de travail et les lieux de nomadisme. L’interaction avec les autres collaborateurs de l’entreprise, les partenaires, les clients et la notion d’appartenance à une équipe ou à un projet sont les deux éléments clé que doit garantir la solution de collaboration. 

Pour que l’expérience collaborateur soit la plus aboutie, il est important de se questionner sur l’équipement permettant d’accéder au service (destktop, terminal avec capacité audio/vidéo, etc), sur l’acoustique et l’éclairage du lieu.

L’accès à la fibre, la disponibilité des services de collaborations dans un modèle cloud réduisant significativement la complexité de leur mise à disposition, une application unique accessible au travers d’un simple navigateur et une sécurité des échanges/données garantie permettent de sereinement considérer le lieu de télétravail comme un bureau comme les autres.


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Les outils de collaboration : un enjeu pour la DSI, une opportunité pour la RH

La transformation du milieu de travail en est à ses débuts, le moment est opportun pour que les entreprises se projettent vers l'avenir en évaluant leurs besoins en terme d’espace de travail pour les prochaines années. Au-delà de l'aspect immobilier, il est important de prendre du recul sur comment les personnes, l'espace et la technologie peuvent interagir demain, pour le bien de l’entreprise et de ses collaborateurs.

Il y a fort à parier que la collaboration vienne y jouer un rôle structurant.



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Mobilité, télétravail, collaboration, Communications unifiées

Fabrice Sabarthes

Responsable Marketing Communications Unifiées

Concevoir une offre qui puisse correspondre à 100% aux enjeux de nos clients, de la PME à l’entreprise du CAC40, voilà une grande responsabilité que j’exerce avec passion et conviction. Rechercher la meilleure combinaison technique, contenu, et coût pour nos clients est mon premier enjeu. J’utilise ma longue expérience dans le conseil pour accompagner nos clients avec efficacité.


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