En quoi les solutions de communications unifiées améliorent l’efficacité en entreprise ?

Comment les communications unifiées ont-elles changé les habitudes de travail ?

La convergence fixe et mobile

Il n'y a désormais plus le téléphone fixe d'un côté et le mobile de l'autre.

Grâce à la convergence fixe mobile, la téléphonie d’entreprise fait fusionner ces deux canaux de communication dans la mise en place d'une stratégie globale et complète. Le salarié peut être joint sur un numéro unique et basculer un appel fixe sur un appel mobile et inversement.

En centralisant tous les appels au même endroit, le collaborateur peut recevoir ses appels du bureau en dehors du bureau, que ce soit en déplacement ou en télétravail. Il peut aussi paramétrer un répondeur unique pour les messages entrants sur le fixe comme sur le mobile. L'alliance de la téléphonie fixe, de la téléphonie mobile et des outils de collaboration, comme Cisco Webex ou Microsoft Teams apportent de réelles améliorations dans le quotidien des collaborateurs.

Un cloud toujours disponible

Pour travailler efficacement, les salariés ont besoin d'accéder à leurs données à tout moment.

On parle d'ailleurs d'ATAWAD pour désigner ce phénomène. Il s'agit de la contraction de « Any Time, Any Where, Any Device», ce qui signifie : n'importe quand, n'importe où, sur n'importe quel terminal.

L'ATAWAD désigne la possibilité qu'offrent les technologies numériques d'être toujours connecté depuis n'importe quel appareil.

Pour cela, les entreprises doivent reposer sur des outils et des serveurs puissants, sécurisés et disponibles pour exploiter leurs applications en toute sécurité. Avec un datacenter virtuel, les DSI peuvent piloter un environnement informatique privé et sécurisé incluant ressources de Cloud Computing et fonctions de sécurité et de réseau.

Des outils toujours plus collaboratifs

Le nomadisme professionnel impose l'utilisation d'outils et de plateformes SaaS sur lesquels les collaborateurs peuvent se connecter en tout temps. C'est le cas dans tous les métiers et tous les secteurs.

En matière de communication, des outils comme Webex Teams ou Microsoft Teams, plateformes de communication collaborative ou de travail en équipe et fonctionnant par workstream* de bout en bout, s'imposent pour façonner une digitalisation croissante des organisations.

Téléphonie, échange de fichiers, vidéoconférence, messagerie instantanée… tout est condensé en une seule solution pour un maximum d'efficience.

Gagner du temps grâce aux outils collaboratifs

Un système de communications unifiées constitue un gain de temps, et donc d'argent, pour les entreprises qui profitent à la fois aux directions informatiques et aux collaborateurs eux-mêmes. Les équipes internes n'ont plus à gérer les questions de téléphonie, l'installation physique des lignes, des raccordements et de la gestion des départs et des arrivées en se déplaçant sur site. Cette externalisation minimise les temps d'arrêt, ainsi que les mises à jour, tout en renforçant la sécurité et la solidité des infrastructures techniques.

Par exemple : en étant reliées directement au CRM, elles favorisent un accès automatique à l’historique du client, permettant ainsi au collaborateur de gagner en temps et en efficacité.

Les entreprises ont donc tout intérêt à établir leur nouvelle organisation du travail sur la base de plateformes collaboratives. D’autant plus que 74% des dirigeants ayant mis en place le télétravail durant la crise sanitaire, comptent le pérenniser et que les salariés qui peuvent faire du télétravail sont à distance en moyenne 3,6 jours par semaine selon le dernier baromètre 2022. Les outils collaboratifs et les communications unifiées se révèlent donc indispensables.

Les communications unifiées doivent donc être intégrées à l’environnement informatique quotidien des équipes (CRM maison, espaces de stockage dans le Cloud…).

Prochaine étape : réaliser la convergence totale de l’ensemble des solutions d’entreprise, tout en garantissant la meilleure expérience utilisateur possible. Prenons l’exemple des usages de vidéoconférence qui ont explosé pendant le confinement : l’objectif de demain est de pouvoir intégrer ce type d’outil de visioconférence à votre système d’information pour le relier directement à vos données métier (informations sur vos clients ou calendrier du collaborateur par exemple).

Pourquoi passer au mode de gestion As a Service ?

Dans un environnement technologique de plus en plus complexe et face à l’accélération des transformations, les organisations disposent difficilement des compétences et des infrastructures adéquates en interne.

Le passage à une plateforme SaaS dont la gestion serait externalisée auprès d’experts, assure un niveau optimum de performance, de disponibilité et de sécurité des communications.

C’est pourquoi, le choix d’un prestataire fiable constitue un enjeu de compétitivité majeur en sortie de crise. 

À la clé : l’assurance de disposer d’une infrastructure robuste, flexible et d’un pack de services en mode « self care » accessibles 24/7. Les communications unifiées révolutionnent la manière de collaborer, et c’est lorsqu’elles sont bien intégrées et bien déployées qu’elles livrent tout leur potentiel.

Les solutions de communications unifiées sont un facteur clé de réussite pour les entreprises d'aujourd'hui. Elles facilitent la vie des collaborateurs avec des outils agiles et faciles à utiliser, tout en apportant confort, sécurité et prévisibilité pour les directions des systèmes d'information.

Il faut cependant que ces usages soient sécurisés de bout-en-bout, et embarquer l’aspect cybersécurité dès leur mise en place. C’est la clé qui maintiendra l’efficacité de cette organisation de façon pérenne.