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L’entreprise de demain : repenser les bureaux à l’heure de la transformation du travail

Mobile, multiple, adaptable, partageable… Et encore ? Le poste de travail a tant changé ces dernières années qu’il paraît difficile de prévoir ce qu’il sera devenu dans 5 ans. Ce n’est pas une raison pour se priver de ce que les technologies matérielles, logicielles et de communication ont déjà à offrir en termes de confort, de productivité et d’optimisation de nos espaces, où que nous nous trouvions.
 
Les bénéfices seront d’autant plus importants et durables que les solutions retenues sauront s’adapter aux évolutions dans le comportement des salariés, et à celles des organisations de travail : équipes fonctionnant en mode projet, développement du télétravail, frontières redessinées entre vie personnelle et professionnelle, désir de mobilité voire d’ubiquité….

Transformation numérique et transformation du travail sont indissociables

 

Ces changements de fond se nourrissent, autant qu’ils la favorisent, de la transformation digitale en cours de notre société et de ses entreprises, sous l’effet des progrès accomplis pour communiquer et collaborer et ce, sur les appareils les plus divers.

 

Les nouvelles technologies permettent en effet à un collaborateur d’accomplir ses tâches de façon aussi productive – voire plus ! –  en étant chez lui ou en déplacement, qu’au bureau. Mais aussi à un commercial d’ouvrir une application sur n’importe quel écran, y compris celui de l’ordinateur de son client, pour vérifier une disponibilité de produit et effectuer une commande en temps réel. Et les acteurs d’une équipe projet peuvent se connecter à une réunion au cours de laquelle ils pourront facilement partager idées et documents avec leurs interlocuteurs, où qu’ils se trouvent (bureaux, atelier éloigné, chez eux ou dans un espace de coworking), et quel que soit le terminal utilisé.

Ces nouvelles technologies permettent également à des collaborateurs de préparer leurs réunions dans des environnements collaboratifs virtuels qu'ils trouveront pendant leurs réunions physiques ou à distance. Le but est de leurs apporter une expérience de collaboration optimale avant, pendant ou après une opération.

 

Les salariés acteurs du changement

 
Si les salariés adoptent rapidement ces nouvelles façons de travailler, au point de les importer eux-mêmes dans l’entreprise en apportant leurs propres terminaux (BYOD) ou en testant des apps de productivité et de collaboration sur leur ordinateur, c’est parce qu’elles répondent à des aspirations profondes, des changements sociétaux que le législateur s’emploie d’ailleurs à inscrire dans la loi.


Une envie de télétravail…

 
C’est ainsi que les salariés affirment leur envie de télétravail. Ils ne sont certes que 16% à en bénéficier aujourd’hui (en moyenne de 1 à 2 jours par semaine), mais 65% souhaitent y accéder (Ipsos 2016). Ce gap a fait naître une zone « grise » où le recours au travail « à la maison » est toléré par les managers, sans qu’il soit bien encadré contractuellement ni que les solutions techniques utilisées par le salarié pour communiquer et échanger des données n’aient été testées.
 
Les récentes évolutions du Code du travail visent à faciliter le recours au télétravail pour les entreprises et les salariés sur le plan réglementaire. Les employeurs ont tout intérêt à donner satisfaction à leurs collaborateurs puisque le télétravail augmente leur productivité comme leur bien-être au travail. Mais l’ampleur du mouvement fait qu’ils ne pourront plus faire l’économie d’une réflexion sur les performances et la sécurité des outils qu’ils mettront à leur disposition.
 


… Et de qualité de vie au travail

 
Le rééquilibrage vie privée/vie professionnelle fait également l’objet de l’attention du législateur : la loi sur le droit à la déconnexion encadre des dérives apparues récemment : travailler chez soi ou en déplacement ne doit pas être synonyme de journées de travail – ou de semaine – qui ne s’arrêtent plus. Et les équipements mobiles fournis par l’entreprise doivent offrir  l’ergonomie et des performances qui permettent des gains de temps et de confort.
 
Les cadres sont aussi particulièrement soucieux de profiter d’un cadre de vie agréable. L’enquête annuelle de Cadreemploi montre qu’ils sont plus de 60% à vouloir quitter la région parisienne, où sont pourtant concentrés les emplois qui les concernent, pour aller vivre en province. Principal grief, les temps de transport.
 
Là encore, le télétravail ou le recours aux espaces de co-working peuvent amener des solutions. Plus généralement, les employeurs doivent engager une réflexion sur la mobilité de leurs salariés et le temps perdu dans des déplacements qui pourraient être évités. L’obligation qui leur est faite, à partir du 1er janvier 2018 de réaliser un plan de mobilité (anciennement appelé plan de déplacement d’entreprise), pour tous les sites comptant plus de 100 salariés dans les principales agglomérations françaises, va d’ailleurs dans ce sens.
 

L’entreprise doit intégrer les évolutions sociétales dans les postes de travail

 
Portée par les nouvelles aspirations de ses collaborateurs, fortement incitée par le législateur à faire évoluer son fonctionnement, l’entreprise y a de toute façon tout intérêt !
 
Car elle fait face à une concurrence qui se renforce en se mondialisant, et doit faire preuve d’agilité. C’est ainsi que nous assistons au développement du travail en mode projet, avec des contrats – parfois appelés contrats de chantiers – qui se déclinent en objectifs à atteindre plutôt qu’en ressources à fournir.
 
Dans ces nouvelles configurations, le poste de travail doit s’adapter à de multiples scénarios. Il doit pouvoir répondre aux besoins de travailleurs appelés à se mobiliser sur de courtes durées, et sur des projets nécessitant une collaboration étroite, éventuellement à distance, entre tous leurs membres. Il doit aussi apporter des solutions aux collaborateurs avec des activités multiples, sur différents projets, et proposer alors plusieurs configurations de travail, avec des applications adaptées à chaque situation.
D'ci 2019, la quantité d'information crée augmentera de 500% ce qui développera le phénomène d'infobésité, à l'échelle mondiale. Les employés perdent 25% de leurs temps à cause d'une surcharge d'information qui représente une perte de $997 Mds/an. D’où l’importance des nouveaux outils digitaux, qui viennent aider les employés à « faire le tri », et optimiser leur travail au quotidien.

Enfin, le poste de travail peut être utilisé par plusieurs collaborateurs. Chacun d'entre eux doivent pouvoir accéder à la configuration qui convient au rôle qu'il a à jouer. Le besoin de collaboration s'étend aux partenaires, fournisseurs voir clients de l'entreprise.

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Transformation du travail : une question économique, mais pas seulement

 
Avec un environnement de travail devenu protéiforme, devant répondre à des évolutions rapides des usages, prendre le temps de la réflexion sur le poste de travail n’a jamais été aussi indispensable.
 
Il peut d’abord y avoir une volonté de « reprendre la main » sur des solutions qui se développent hors de contrôle de l’informatique – shadow IT -, avec des risques qui pèsent sur la sécurité des données ou la disponibilité des applications. Elles peuvent également s’avérer couteuses, par exemple avec un développement anarchique des abonnements individuels à des services externes, plus onéreux qu’une licence de groupe.
 
Attention cependant à ne pas trop « interdire » en limitant les possibilités offertes par le poste de travail, ce qui créerait de la déception parmi les salariés. La recherche de l’équilibre doit guider les choix de l’entreprise. Elle doit en particulier continuer de satisfaire – même en les sécurisant - les besoins toujours croissants d’accès à l’information de ses collaborateurs, ce qui impose une réflexion sur les performances (débit, disponibilité, etc) mais aussi la qualité (ergonomie, passage « sans couture » d’un type de terminal à un autre, etc).
 
Il y a enfin de solides raisons financières. En effet, on constate que les postes dans les bureaux ne sont déjà plus occupés qu'à 50% (source ARSEG) pour un coût d’exploitation moyen d’environ 12 000 euros par an et par unité. Adapter le nombre de postes est donc un facteur conséquent d’économies. À condition de s’organiser pour répondre rapidement à la demande de connexion de postes provisoires.
 
La bonne nouvelle, c’est que des solutions matérielles, logicielles, de communication et d’infrastructures sont déjà disponibles pour gagner en mobilité, performances et sécurité. Il appartient aux entreprises de les mettre en œuvre en préservant la flexibilité future des solutions, à la fois en termes de déploiement (nouveaux postes à créer) et de configuration (nouveaux scénarios de travail à intégrer).
 
La question est en tous cas suffisamment importante pour 80% d’entre elles considérant leur stratégie mobile comme un « facilitateur essentiel » pour atteindre leurs objectifs. (Source Netmotion 2016).
 

Des forfaits de téléphonie mobile adaptés à l’entreprise de demain

 
En déplacement, à leur domicile ou en espace de coworking, les forfaits de téléphonie s’adaptent à toutes les situations rencontrées par le collaborateur. Des abonnements existent pour tous les usages, couvrant aussi bien la voix que les datas en illimité, y compris pour des usages en Europe.
 
La qualité des communications est également au rendez-vous, avec le déploiement de la 4G sur le territoire (plus de 90% de couverture chez les grands opérateurs), et même de la 4G+ pour des débits allant jusqu’à 300 Mbps assurant ainsi une très grande fluidité pour la navigation internet et les téléchargements de fichiers.
 
Au domicile du salarié, des solutions techniques permettent de pallier d’éventuelles lacunes de débit, par exemple en utilisant la fonction appel WiFi du smartphone connecté à une box.
 
Enfin, l’apparition des smartphones compatibles VoLTE permet aux communications VOIX de bénéficier de la qualité 4G, en éliminant les coupures de communication liées au basculement vers des réseaux 2G ou 3G, en accélérant les mises en relation et en permettant de consulter internet en 4G également, simultanément et sans perte de débit. Il devient ainsi possible de passer une communication voix HD, tout en participant à une visioconférence (avec une meilleure qualité d'image et de son) ou en téléchargeant un fichier (vidéo, plan, etc.) trois fois plus rapidement. 
 

Transformation du travail : le très haut débit à la porte des entreprises… et au domicile des collaborateurs


Le plan Très Haut Débit (THD) France est entré dans une phase de déploiement accéléré qui doit voir, en 2022, la totalité du territoire couvert par des offres proposant au moins 30 Mbit/s de débit descendant.
La Fibre Optique de bout en bout (FTTH pour Fiber to the home et plus de 100 Mbits/s), mais aussi ses variantes FTTx sont désormais accessibles à de très nombreuses entreprises et parfois à leurs salariés en télétravail. Pour suppléer la fibre, des technologies complémentaires  (VDSL2 par exemple) mais aussi les efforts des collectivités locales (conseils généraux) pour soutenir le développement économique de leur région, contribuent à ce qu’aujourd’hui,  la quasi-totalité des grandes entreprises, et les trois quarts des TTPE, aient accès au très haut débit.


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Transformation du travail : des terminaux mobiles de plus en plus puissants
 

L’entreprise peut aussi s’appuyer sur la disponibilité de terminaux mobiles de plus en plus puissants. Médiamétrie estime par exemple qu’il y avait en moyenne 6,4 écrans par foyer français à la fin 2016 : 65% des foyers sont équipés d’un smartphone et 45,3% d’une tablette, sans oublier les ordinateurs qui sont quant à eux présents dans 85% des foyers.
 
Pour des usages spécifiques, par exemple dans les ateliers d’une usine, des terminaux dédiés sont également disponibles, qui mixent des fonctionnalités de téléphonie avec des capacités de traitement et de stockage dignes d’un ordinateur.
En équipant ses travailleurs mobiles de ces terminaux, et en installant des solutions Lan étendues (Lan Wifi par exemple) une entreprise leur donne des moyens de communication, de productivité et un confort de travail accrus, où qu’ils se trouvent.
 


Entreprise de demain : des solutions qui « maximisent » le travail en collaboration

 
Parmi les attentes fortes des collaborateurs, au bureau comme en déplacement, l’efficacité des communications. Ne pas perdre un appel client, se connecter sans « suspense » à une visioconférence, utiliser leur terminal préféré pour communiquer, accéder à une formation à distance, passer sans rupture d’une conversation téléphonique à un échange de SMS, de chat ou de vidéo.
 
Tout ceci est aujourd’hui possible grâce aux solutions de communication unifiées qui proposent notamment le numéro unique (pour le mobile et le fixe), la messagerie unifiée (répondeur unique) En s’appuyant sur des offres aisément configurables dans le cloud, l’entreprise peut mettre à disposition de ses collaborateurs des solutions de collaboration où ils pourront se réunir , partager (des documents, des notes, utiliser des tableaux blancs) et échanger suivant leur préférence (chat, audio, vidéo) dans une application unique tout en gardant l’historique de toutes leur interaction en un lieu virtuel lui aussi unique. La personnalisation de l’accueil téléphonique et la reconnaissance des interlocuteurs entrants sont facilitées.
 

webinar collaboration

Transformation du travail : le cloud, un facteur d’agilité pour le parc de postes de travail

 
Avec le cloud et les applications en mode Saas (par exemple pour la visioconférence), l’évolution du poste de travail s’accélère et ne connaît plus de limites, notamment grâce aux performances des réseaux de communications (THD et ADSL). En choisissant des prestataires de confiance, capables de s’engager sur les taux de disponibilité des applications métiers ou bureautiques, sur des espaces de stockage pour les données et leur protection, l’entreprise configure facilement les outils mis à disposition de chaque salarié. Elle peut déployer rapidement une flotte de terminaux, adapter sa taille et ses caractéristiques, optimiser ses coûts en fonction de l’évolution de son activité.
 
Autre avantage du cloud, il propose une solution unique qui répond aussi bien aux attentes du collaborateur présent au bureau qu’à celles du commercial en déplacement ou du télétravailleur à domicile. La gestion du parc de postes de travail s’opère depuis un poste d’administrateur unique, à distance.
 


La sécurité n’est pas en option dans l’entreprise de demain
 

Que ce soit pour ses réseaux, ses données ou le fonctionnement de ses applications, l’entreprise a besoin de sérénité. Si les grands comptes et leurs DSI peuvent prendre cette problématique complexe de sécurité à leur compte, ce n’est pas le cas des plus petites structures.
 
Elles peuvent heureusement sécuriser les différents postes de travail de leurs collaborateurs en utilisant largement les services des prestataires dans le cloud

  • Garantie de disponibilité des applications métiers grâce à des plateformes « redondées », ce qui permet à un serveur miroir de prendre immédiatement le relais d’un serveur défaillant

  • Sauvegarde régulière des données 

  • Cryptage éventuel des données transitant sur les réseaux

  • Gestion des mots de passe, pare-feu, antivirus et tous outils logiciels arrêtant les virus, attaques en déni de service sur les sites internet, etc.

  • Reprise sur incident en cas de rupture de communication lors d’un transfert de fichier
  •  


    À noter que l’entreprise peut également, pour plus de sécurité, s’équiper pour un surcoût minime, d’un réseau VPN qui « privatise » une partie du réseau public de communication, pour faire transiter la voix et les données en toute confidentialité.


    Le « poste de travail », pierre angulaire de l’entreprise de demain

     

Réfléchir dès aujourd’hui aux environnements de demain pour le travail de ses collaborateurs est un gage de compétitivité pour l’entreprise. En intégrant les aspirations de ses collaborateurs à une meilleure qualité de vie – par exemple en leur permettant l’accès au télétravail -, et en développant de nouvelles organisations agiles du travail, elle gagne en productivité et en attractivité.

 

La prise de conscience de ces nouveaux comportements et des bénéfices associés, est une étape essentielle. Car les outils et solutions de communication sont déjà là, permettant de bâtir ces stratégies et d’engranger rapidement les premiers gains. Tout en se tenant prêt, dans le futur, à adapter les postes de travail, aussi bien pour les faire bénéficier des progrès technologiques que pour tenir compte des nouveaux besoins et usages.


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Fabrice Sabarthes

Responsable Marketing Communications Unifiées

Concevoir une offre qui puisse correspondre à 100% aux enjeux de nos clients, de la PME à l’entreprise du CAC40, voilà une grande responsabilité que j’exerce avec passion et conviction. Rechercher la meilleure combinaison technique, contenu, et coût pour nos clients est mon premier enjeu. J’utilise ma longue expérience dans le conseil pour accompagner nos clients avec efficacité.


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