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Agenda partagé, dossiers synchronisés, vidéoconférence... autant de services et d’outils de travail collaboratif qui se développent vite. Mais comment choisir les plus appropriés ?
Appelés aussi Groupware, ils regroupent différentes « briques » logicielles et technologiques permettant de travailler ensemble à distance. Accessibles depuis un poste de travail fixe ou un appareil mobile (Smartphone ou tablette), ces outils collaboratifs facilitent le partage de données et d’informations (rendez-vous, contacts, messages...). Le maître mot étant la synchronisation : tous les éléments sont mis à jour en temps réel et consultables partout.
Quand une équipe de collaborateurs a besoin de travailler en mode « projet », un des éléments clés pour faciliter l’organisation des réunions est le partage d’agenda : il s’agit d’un calendrier géré en commun par une équipe de personnes « accréditées » — avec identifiant et mot de passe personnels.
Selon l’outil de partage retenu, différentes options sont disponibles : autoriser ou interdire l’accès aux événements, connaître les disponibilités d’autres personnes, proposer des réunions, repérer des salles disponibles...
C’est un vrai gain de temps et de productivité puisqu’il n’est plus nécessaire de consulter un tiers ou d’envoyer de multiples e-mails pour connaître les disponibilités de chacun. Bonus : les plannings peuvent être importés sous format Word, Excel et PDF, avant d’être imprimés.
Besoin d’une information urgente, qu’un de vos collaborateurs détient ? Une question à poser dont vous êtes certain qu’il a la réponse ? Avec la messagerie instantanée, fini les appels croisés, les petits post-it laissés sur le clavier, ou les échanges d’e-mails inutiles qui encombrent les boîtes de réception.
Place à un outil de travail à distance qui s’affranchit des kilomètres, mais aussi du temps qui séparent la question de sa réponse. En effet, le « chat » est plus pratique et encore plus rapide que l’e-mail pour obtenir une information de la part d’un collaborateur. De plus, l’indexation et l’archivage des conversations permettent de retrouver facilement des données précises.
Il convient toutefois d’établir des codes de bonne conduite – comme sur Skype ou Yahoo ! Messager qui permettent par exemple d’afficher une icône signalant son statut « occupé », « disponible » ou encore « déconnecté ».
Pour échanger, envoyer ou recevoir des fichiers, surtout volumineux, l’hébergement de données en ligne (Cloud Computing) est LA solution. En effet, le Cloud permet de libérer de l’espace – que ce soit sur le poste de travail fixe ou les terminaux mobiles dont les capacités de stockage sont parfois limitées (même si elles peuvent être augmentées par l’ajout d’une carte mémoire de type micro SD).
Il existe aujourd’hui de nombreuses plateformes qui offrent des solutions adaptées aux partages de fichiers et à la mobilité.
Précision : les outils de travail collaboratif des entreprises américaines sont soumis au Patriot Act et à l’Advocacy Policy. De fait, l’ensemble des contenus confiés peut donc être exploité à des fins de renseignement...
Autrement, la plupart de ces services proposent des applications iOS, Android, voire Windows Phone ou BlackBerry, permettant d’accéder aux fichiers à partir de tablettes et de Smartphones.
La limite de ces offres en ligne ? L’espace de stockage gratuit ne couvre que quelques Go. Et les versions payantes affichent des tarifs très variables et difficilement comparables, car les fourchettes de stockage autorisées sont très différentes.
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Téléphonie et communications unifiées : les questions indispensables à se poser.
Quand plusieurs collaborateurs doivent intervenir sur un même fichier, les risques de commettre une erreur ou d’écraser une version sont multipliés. La majorité des services de Cloud Computing offrent la possibilité de synchroniser les documents et les dossiers stockés sur leurs serveurs.
Une synchronisation qui peut être à sens unique (unidirectionnelle) ou dans les deux sens (bidirectionnelle). En unidirectionnel, les modifications apportées sur un document depuis un poste de travail entraînent une actualisation du même document enregistré en ligne. Cette option ne permet donc pas le travail collaboratif.
A l’inverse, pour bénéficier d’un véritable outil de travail à distance, la synchronisation bidirectionnelle est alors plus adaptée, puisque chaque membre du groupe peut modifier un unique document, qui pourra ensuite se retrouver sur chaque poste de travail, en local. Néanmoins, il reste prudent de sauvegarder régulièrement les fichiers sur différents supports pour limiter les effacements par erreur ou la perte d’une version.
Lorsque différentes équipes professionnelles, réparties sur plusieurs sites, ont besoin de faire des points d’étape sans perdre de temps, un des outils de travail à distance privilégié est la vidéoconférence. Cette solution, qui évite aux collaborateurs de se déplacer, permet une mise en communication en temps réel, réduisant ainsi les délais d’organisation et les coûts de réunion.
Il suffit aujourd’hui de réserver un créneau sur une interface web et la vidéoconférence commence à l’heure dite et sur tous les sites retenus. Sans compter qu’avec une vidéo HD, une audio performante et la possibilité de projeter sur écran des contenus multimédias pouvant être partagés et modifiés en temps réel et à distance, les échanges sont optimisés.
De plus, les fonctions proposées sont nombreuses (présentation de bilans, organisation de séminaires [webinars], réunions et formation à distance, e-learning...) ce qui fait que ce genre d’outils de travail à distance s’avère très intéressant, notamment pour les PME multisites.
Outil de partage d’agenda, de fichiers, messagerie instantanée, synchronisation de documents, stockage dans le Cloud, sont autant de solutions qui simplifient et fluidifient le quotidien professionnel. Ces outils collaboratifs ont modifié peu à peu la manière de travailler en entreprise, et fort de ce constat, le Pack Business Entrepreneurs de SFR les rassemble en une offre tout-en-un, qui suit cette évolution naturelle.