IPBX : la promesse des coûts (enfin) maîtrisés

Face à l’arrêt programmé du cuivre initié en 2019, les entreprises ont l’opportunité de migrer leur infrastructure PABX actuelle vers la technologie VoIP. Et ce, alors que 98 % d’entre elles utilisent aujourd’hui encore des équipements raccordés au cuivre (standards PABX, fax, lignes de cabines d'ascenseur, lignes d’urgence, lignes de télésurveillance, etc.). Dans ce contexte, l’IPBX se présente alors comme une alternative intéressante tant qu’un point de vue technique que d’un point de vue financier : les entreprises françaises perdent en moyenne 9 000€ par an et par salarié à cause d’outils de communication interne inadaptés⁽¹⁾.

L'IPBX, une alternative plus souple au PABX

En faisant le choix d’une solution de téléphonie IP, l’entreprise bénéficie d’une flexibilité et d’une souplesse de gestion optimale en phase avec son développement (ouverture d’un nouveau site, déménagement, recrutement de nouveaux collaborateurs, augmentation de la capacité d’appels…). En effet, plus facile à installer et à configurer qu’un système téléphonique de type PABX, l’IPBX est moins complexe à gérer grâce à une interface de configuration web. Une souplesse d’administration qui permet alors à l’équipe IT de dégager du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée pour l’entreprise et qui permet de réduire considérablement les coûts d’exploitation de l’infrastructure.

En effet, l’absence de réseau dédié à la téléphonie – l’ensemble des flux transitent désormais par le réseau Data de l’entreprise, voire le Wifi (notamment via la VoWiFi) supprimant ainsi tout réseau filaire – génère de fait des économies substantielles liées à l’absence de création et de maintenance d’un réseau dédié. Des coûts indirects – temps lié à la maintenance, aux mises à jour, à l’ouverture de nouveaux postes, à la facturation… – qui représentent en moyenne entre 5 et 20 % des dépenses du poste de coût concerné⁽²⁾.

Mieux intégrer les coûts cachés

Avec une infrastructure IPBX, le gestionnaire de coûts bénéficie d’une facture unique pour l’ensemble de ses services télécoms : un gain de temps conséquent – le traitement administratif, et notamment celui des factures, concerne ainsi près de la moitié des heures travaillées au sein de la direction administrative et financière – qui permet au gestionnaire de coûts de se recentrer lui aussi sur des tâches moins chronophages et à plus forte valeur ajoutée pour son activité. 

De même, certaines configurations (Standard téléphonique hébergé, en mode « as a Service ») permettent une facturation en fonction du nombre de postes téléphoniques à raccorder. En conséquence, il suffit d’ajouter ou de supprimer simplement une ligne en cas d’ajout ou de suppression d’un poste, favorisant une gestion simplifiée de la facturation. Ce mode de facturation permet d’estimer plus justement le coût mensuel lié à un poste. Un avantage financier supplémentaire d’autant que 73 % des entreprises ont pour priorité de fiabiliser leurs prévisions de trésorerie.

Enfin, le fonctionnement IP facilite nativement l’intégration d’un grand nombre de fonctionnalités « de base » souvent proposées sous forme d’options payantes en PABX telles que la messagerie vocale personnalisée ou la musique d’attente, une source d’économies non négligeables lorsqu’elle est multipliée par le nombre de collaborateurs dans l’entreprise.

Un modèle économique souple et flexible

Autre atout : la souplesse du modèle économique. En effet, la téléphonie IP peut être déployée en mode CAPEX « traditionnel », on premise, impliquant l’achat d’un IPBX, la souscription à des abonnements de liens IP et à des forfaits de consommation. Mais elle est également tout à fait adaptée au cloud à travers un modèle OPEX de type « à la demande » qui inclut dans un même forfait de type Pack Business (et donc une seule facture) l’abonnement à un service de PBX hébergé, les liens et les consommations. Une approche « as a service » et sans investissement initial qui permet d’ajuster le nombre et le niveau de licences au plus près des besoins utilisateurs offrant ainsi une meilleure visibilité sur les coûts associés.

Si le déploiement d’un IPBX implique en premier lieu d’investir dans une nouvelle infrastructure en vue de remplacer le système PABX en place et bientôt obsolète, les économies réalisées sur le coût des communications, l’exploitation et la maintenance permettent un retour sur investissement rapide. De même, la facture unique intégrant l’ensemble des postes de dépenses liées aux communications favorise elle aussi un gain de temps dans son traitement mais aussi plus de transparence quant aux coûts réels associés. Pour le gestionnaire de coûts, c’est donc l’opportunité d’anticiper sereinement le développement de son entreprise. Dès lors, une solution IPBX dans le cloud permettra aux équipes IT de se concentrer uniquement sur les services à forte valeur ajoutée et aux équipes financières d’obtenir une vue très précise sur leurs coûts télécoms.