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Nous écrireComment transformer vos outils collaboratifs en levier de croissance ?
Les bonnes pratiques pour optimiser vos solutions collaboratives et booster la productivité
Tirez-vous pleinement parti de vos solutions collaboratives ? Selon une étude McKinsey(1), les outils collaboratifs peuvent augmenter jusqu’à 30% la productivité de vos collaborateurs lorsqu’ils sont bien orchestrés et utilisés.
Pourtant, beaucoup d’entreprises sont confrontées à des blocages qui les empêchent d’exploiter le potentiel de ces solutions. S’ils peuvent sembler anodins, ces points de friction ralentissent en réalité la croissance de votre entreprise.
Dans cet article, vous découvrirez les écueils à éviter ainsi que les bonnes pratiques à adopter pour transformer vos outils collaboratifs en levier de croissance.
03/09/2025
Solutions collaboratives : quels sont les pièges à éviter ?
Certaines pratiques peuvent réduire l’efficacité de la collaboration au sein de votre entreprise, et rendre l’utilisation de vos solutions collaboratives contre-productive.
Par exemple, le fait d’accumuler une multitude d’outils se révèle une pratique à éviter. Gestion de projet, visioconférence, partage de fichiers, messagerie instantanée… Beaucoup d’organisations adoptent un outil pour chacun de ces usages. D’après une étude TechTarget(2), 44% des entreprises utilisent ainsi entre 6 et 10 solutions collaboratives, et 37% entre 11 et 20 plateformes. Au-delà du coût que cela représente, l’usage d’une multitude d’outils crée des silos d’informations.
Vous devez également éviter d’adopter des solutions qui ne sont pas interopérables : si vos applications ne sont pas interconnectées, l’information ne circule pas correctement. Vos données ne vont pas être enrichies par d’autres services, des problèmes de synchronisation peuvent survenir (par exemple entre l’outil de visioconférence et l’agenda), et vous devez maintenir chaque environnement séparément.
La combinaison de ces deux pratiques peut avoir plusieurs conséquences. D’abord, l’usage de nombreux outils éparpille les informations, ce qui les rend plus difficiles à trouver.
Cette perte de temps est tangible : les salariés français passent en moyenne 8 heures par semaine à chercher des informations, selon une étude publiée par Atlassian(3). Et selon Cavell group, on estime à 17% de perte par jour ce temps de recherche, qui fait donc chuter la productivité des collaborateurs et les détourne des tâches à forte valeur ajoutée.
L’absence d’interopérabilité peut aussi forcer vos équipes à saisir plusieurs fois manuellement des données dans différents outils, ce qui génère là encore une véritable perte de temps.
Par ailleurs, la fragmentation des informations vous empêche d’avoir une vision globale de votre business et des projets menés par vos collaborateurs, et donc de prendre des décisions éclairées. Cette dispersion impacte également les collaborateurs à leur échelle, qui sont susceptibles d’agir sans avoir toutes les informations et qui peuvent également passer plus facilement à côté d’une notification ou d’un message important.
En outre, le fait que ces informations soient accessibles via plusieurs plateformes présente des risques en matière de cybersécurité. La multiplication des points d’accès (et donc des identifiants et des mots de passe utilisés par les salariés) décuple votre surface d’attaque et votre exposition à des vulnérabilités.
Les bénéfices d’une orchestration de vos outils collaboratifs
Des outils collaboratifs interconnectés et bien orchestrés deviennent de puissants moteurs de performance à tous les niveaux de votre organisation. Voici cinq bénéfices concrets que vous pouvez activer :
- Une expérience client optimisée : un écosystème collaboratif bien structuré permet aux équipes de partager rapidement les bonnes informations, d’assurer un meilleur suivi des demandes, et d’apporter rapidement les réponses attendues par vos clients.
- Une productivité décuplée : une orchestration efficace des outils collaboratifs permet de centraliser les documents et les informations au sein d’une interface unique. Le fait de supprimer les allers-retours entre différents outils et de faciliter l’accès aux données libère du temps pour vos collaborateurs. Ils peuvent ainsi se concentrer sur des missions ayant une plus forte valeur ajoutée et gagner en efficacité au quotidien.
- Une meilleure maîtrise des coûts : Centraliser les outils et harmoniser les usages permet de réaliser plusieurs économies liées au nombre de licences, à la maintenance des outils ou à la formation des collaborateurs.
- Des décisions plus éclairées : lorsque vos outils collaboratifs communiquent efficacement entre eux, les données sont consolidées et facilement accessibles. Vous pouvez ainsi développer une vision globale de vos activités et de vos projets en cours, bénéficier d’une meilleure compréhension de vos enjeux opérationnels et stratégiques afin de prendre rapidement les bonnes décisions.
- Une exposition accrue aux cyberattaques : le fait de rationaliser vos outils collaboratifs permet de réduire votre surface d’attaque. En faisant le choix d’une plateforme unifiée, vous centralisez les accès, simplifiez la gestion des droits et renforcez la sécurité de vos données tout en facilitant le travail de conformité aux réglementations en vigueur, comme la directive NIS2.
Accéder au replay du webinar sur les bénéfices des solutions de collaboration
Comment préparer la modernisation de vos outils collaboratifs ?
Vous souhaitez moderniser l’orchestration de vos solutions collaboratives et vous affranchir de ces points de friction ? Voici quelques étapes clés à suivre pour transformer vos outils collaboratifs en vecteur de croissance.
- Cartographiez les outils déployés et leurs usages : chaque équipe ou collaborateur peut, à son échelle, adopter un ou plusieurs outils collaboratifs différents.
Il est important de cartographier l’ensemble des solutions adoptées au sein de votre organisation. Cet état des lieux permettra de visualiser l'ensemble de votre écosystème collaboratif, d’identifier les redondances, les outils obsolètes, etc.
Par exemple, si votre entreprise utilise un outil différent pour chaque usage (visioconférence, messagerie, partage de fichiers…), il serait pertinent de rationaliser ces usages. Votre préférence peut alors se porter sur une plateforme collaborative complète à l’instar du Pack Business Unifié de SFR Business. - Évaluez l’interopérabilité de vos outils : identifiez les solutions qui fonctionnent en silo ainsi que les points de rupture dans la transmission des données.
Par exemple, il est difficile de transmettre via Teams une pièce jointe reçue dans WhatsApp ou de l’ajouter à un mail professionnel sans devoir la télécharger, la renommer, puis la ré-uploader.
En parallèle, profitez-en pour lister les connexions essentielles à établir entre vos différentes solutions (gestion de projet, visioconférence, messagerie, agenda, etc.), afin de fluidifier les échanges et d’automatiser les transferts d'information. - Recueillez les moments irritants vécus par les collaborateurs : il est essentiel de récolter le feedback des utilisateurs pour distinguer les outils réellement utiles et porteurs de valeur de ceux qui sont une source de frustration et de complexité. Une visioconférence qui ne s’inscrit pas dans l’agenda, un document qui se verrouille lorsqu’un collègue l’ouvre… sont autant d’irritants à résoudre. Cette étape vous permettra de déceler des axes d’amélioration pour faciliter le quotidien de vos équipes.
- Déterminez vos priorités : souhaitez-vous d'abord réduire vos coûts ? Fluidifier la circulation de l’information ? Résoudre les points de souffrance vécus par les collaborateurs ? Fixez-vous des objectifs atteignables et mesurables. Dans un premier temps, votre entreprise doit se concentrer sur des actions à fort impact et à faible effort, comme la suppression des outils redondants, par exemple l’usage simultané de Slack, Asana et Trello dans le cadre de la gestion de projet.
- Considérez une transition vers une solution de communications unifiées : qui centralise l’ensemble des fonctionnalités collaboratives, dont vos collaborateurs ont besoin au sein d’une plateforme unique. Cela vous permet à la fois de rationaliser vos outils et vos coûts, d’unifier l’accès à vos données, et de simplifier le quotidien de vos collaborateurs.
- Planifiez l’accompagnement au changement : il est essentiel de former les collaborateurs aux nouveaux outils et process, de leur expliquer les bénéfices, de mesurer le taux d’adoption, de satisfaction, et les gains de productivité.
L’orchestration de vos outils collaboratifs est un enjeu stratégique qui affecte directement la croissance de votre entreprise. Dans ce contexte, les solutions de communications unifiées tirent leur épingle du jeu, en apportant une réponse concrète aux points de friction les plus courants.
Avec le Pack Business Unifié, SFR Business vous propose une suite collaborative interopérable qui centralise à la fois la téléphonie, la visioconférence, la messagerie ou encore le partage de fichiers au sein d’une plateforme unique.