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Rationnaliser le télétravail pour le rendre efficace… et économique

Le recours au télétravail ressort simplifié de la publication, le 24 septembre 2017, des ordonnances gouvernementales modifiant le Code du Travail. Pour profiter en toute sérénité des nouvelles dispositions légales, l’entreprise peut compter sur des offres de téléphonie et d’accès à internet toujours plus attractives. Elle doit aussi penser sécurité des données sensibles. Là encore, des solutions performantes existent.

Ordonnances pour le télétravail : ce qu’il faut savoir

Une des ordonnances du 24 septembre dernier traite spécifiquement du cas du télétravail, voulu par 61% des salariés, et en simplifie la mise en place. L’employeur n’est plus tenu de financer les équipements du salarié lorsque celui-ci travaille depuis son domicile, mais a tout intérêt à en garder le contrôle pour des raisons de productivité, de qualité du travail fourni et de sécurité.;

Les offres des opérateurs couvrent aujourd’hui tout le spectre de la demande, avec accès internet, data et téléphonie en illimité, y compris en Europe, le recours à des solutions cloud et des solutions pour sécuriser l’accès aux données sensibles.


Télétravail formalisé : Penser un poste de travail cible

Pour les collaborateurs qui recourent au télétravail de façon permanente, en temps partiel ou à temps plein, l’entreprise a tout intérêt à définir un poste de travail cible. Un équipement informatique (ordinateur fixe ou portable pour ceux qui travaillent aussi au bureau).

• Un poste téléphonique fixe ou portable. Dans le cas où le télétravailleur dispose de son propre terminal (BYOD), il existe des solutions permettant de configurer un smartphone – création de containers sécurisés - de manière à ce qu’il gère aussi bien un espace personnel à l’utilisateur, que ses activités purement professionnelles (protégées par mot de passe).

• Des logiciels et des utilitaires disponibles en fonction de l’activité du collaborateur, temporaire ou permanente. Parmi les plus répandus, les logiciels bureautiques, de communication (messagerie, messagerie instantanée) ou de gestion (compta, modules ERP), les utilitaires de collaboration (partage de documents, transferts de fichiers volumineux, agenda partagé, videoconférence, etc.) et, bien sûr, les logiciels métiers propres à l’activité de chacun. L’entreprise peut définir un catalogue de solutions, accessibles à distance (Solutions SaaS), qui seront chargées à chaque connexion du collaborateur à son poste de travail. En plus de sa souplesse d’utilisation, cette architecture facilite les mises à jour des applications, instantanément déployées sur l’ensemble des postes concernés.

• Des solutions de sécurité informatique, que celles-ci soient gérée en interne ou externalisée chez un prestataire. Ces mécanismes de sécurité contrôlent notamment l’accès aux données, afin d’éviter que les plus sensibles ne se retrouvent sur l’ordinateur du collaborateur. A contrario et pour s’assurer que les données autorisées soient toujours disponibles à distance, ainsi que les applications nécessaire à l’activité du collaborateur, ces architectures sont protégées contre les attaques de virus, en déni de services. En cas de défaillances, l’existence d’un PRA (Plan de reprise d’activités) permet de remettre rapidement à disposition des systèmes en état de fonctionnement.

Pour des raisons de productivité et de confort de ses salariés, mais aussi pour maintenir un haut niveau de sécurité pour ses données et ses communications, tout en allégeant la tâche de ses informaticiens, l’entreprise aura intérêt à développer un cloud privé et à protéger ses communications, téléphoniques comprises, en déployant un réseau VPN.

Cette architecture a le mérite de s’adresser aussi bien à la problématique du télétravail, que celle des travailleurs en mobilité, commerciaux, chefs de chantiers temporaires, artisans, etc., et même à celle des collaborateurs en poste dans les locaux de l’entreprise.


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Télétravail occasionnel : objectifs productivité et sécurité

Le cas du télétravailleur occasionnel est différent. Il est principalement en poste au bureau, mais peut avoir besoin, ponctuellement, de rester à son domicile pour tenir compte, par exemple, de contraintes temporaires (difficulté de déplacement, enfant malade, etc.).

Il lui est indispensable de disposer d’une connexion Internet Haut Débit ou Très Haut Débit ou, d’une couverture 4G. Les défaut de couverture mobile pour la téléphonie peuvent être aujourd’hui régler grâce aux appels en WIFI, sous réserve du forfait et de l’équipement compatible, en se connectant sur la box Internet.

Le recours aux architectures Cloud Privé plus VPN évoqué ci-dessus n’est pas toujours possible. Elles peuvent alors être remplacées par une combinaison cloud privé (voir public pour certaines applications logicielles en mode SAAS et des données moins sensibles), avec un accès contrôlé à ces plateformes via des canaux de communication public (ADSL, Fibre). Le choix d’un prestataire de qualité s’impose, qui sera capable de mettre en place des mécanismes de vérification des droits d’accès et de proposer le chiffrement de certains flux de données.

Pour le télétravailleur occasionnel, l’utilisation d’ordinateurs et de logiciels doit demeurer aussi simple qu’au bureau. L’entreprise souhaite pour sa part qu’il demeure productif, mais ne fasse pas courir de risques aux données sensibles. Des solutions proposant une interface unique, quel que soit le terminal, où l’on retrouve tous les moyens de communications et de collaborations de l’entreprise sont aujourd’hui disponible et permettent aux télétravailleurs de retrouver ses outils chez lui, comme au bureau.

Concernant la téléphonie mobile, les offres se sont simplifiées et l’entreprise pourra souscrire un des nombreux forfaits qui sont aujourd’hui proposés en illimité, que ce soit au niveau de la voix, de l’accès internet et, désormais, du transfert de data. Dans le cas des collaborateurs en déplacement, il existe également des offres proposant des prestations en illimité sur l’ensemble du territoire européen, sans supplément de coût (Roaming Europe).

Télétravail : des coûts très raisonnables à condition de s’organiser

Le recours au télétravail généralisé permet de calculer rapidement des gains sur investissement importants dans une entreprise. En effet, la surface de bureaux occupée par un salarié en région parisienne est en moyenne de 10 m² pour un coût de près de 10 000 euros par an, incluant les frais immobiliers, ceux d’entretien et de gestion des infrastructures techniques (informatiques et télécoms notamment). L’institution d’une journée de télétravail hebdomadaire permet en théorie de gagner 20% de cette surface.

Par comparaison, les surcoûts engendrés sont quasi nuls si l’entreprise a choisi de s’appuyer sur une architecture Cloud/VPN qui concerne aussi bien les salariés dans ses locaux que ceux à distance.

Concernant les télétravailleurs occasionnels, la dépense VPN disparaît, mais des frais d’abonnement téléphonie/internet/data peuvent apparaître (de l’ordre de quelques dizaines d’euros par mois et par salarié pour passer en illimité). L’entreprise sera d’autant plus sensible à ces surcoûts qu’elle ne peut pas les compenser en réorganisant ses bureaux, puisque le télétravailleur occasionnel a par nature toujours un besoin potentiel d’espace… au bureau.

Si l’équation économique est positive, les avantages sur la productivité et le bien être des salariés sont encore plus importants. Une étude de l’Obergo montre ainsi que 61% des télétravailleurs augmentent leur temps de travail de 30 mn par jour en moyenne. Surtout, ils sont beaucoup plus concentrés dans l’accomplissement de leurs tâches, puisqu’ils sont dérangés en moyenne trois fois moins que dans un open space par exemple.

On le constate à travers ces illustrations, et c’est bien l’esprit de la nouvelle loi, un recours clarifié et volontaire au télétravail, qui ouvre la voie à certaines formes de rationalisation et d’organisation, est le meilleur allié des économies de l’entreprise.


télétravail, cloud privé, VPN