PME : les bonnes pratiques pour la sauvegarde et la synchronisation de vos données

Déterminez les besoins réels des utilisateurs

Les utilisateurs ne savent pas toujours faire la différence entre un besoin de sauvegarde et de synchronisation de leurs données. Pour simplifier, on peut les différencier comme suit :

• un besoin de sauvegarde des données : pour conserver ou retrouver en l'état un fichier ou un répertoire sur un support externe. Cette sauvegarde des données est capitale en cas de panne de disque dur ou de vol d'un ordinateur portable par exemple.

• un besoin de synchronisation des données : la synchronisation consiste à maintenir deux fichiers ou deux répertoires dans des états identiques. Généralement, elle se fait entre deux ordinateurs. La synchronisation correspond à la volonté d'accéder à ses données depuis n'importe quel poste ou outil de travail communicant. Par exemple, un commercial voudra retrouver ses fichiers client depuis sa tablette, son ordinateur portable, son ordinateur de bureau, voire son smartphone. Et bien sûr, disposer de la version la plus actuelle de ces fichiers, avec la possibilité de les actualiser depuis n'importe quel poste.

Donnez à votre équipe le moyen de partager ses données

Une équipe doit souvent se référer à des fichiers de travail communs et les partager : base de données de clients, de produits, lettres types, etc. Dans ce but, une solution courante consiste à créer des répertoires partagés. Dans l'idéal, les membres de l'équipe - même en mobilité ou en télétravail - s'attendent à avoir plusieurs possibilités :

• créer des répertoires publics ou réservés à certains membres,

• inviter sans difficultés des membres de l'entreprise, ainsi que d'éventuels clients et fournisseurs, à venir utiliser des répertoires partagés,

• ne pas avoir de restrictions sur la taille et le nombre de fichiers et de répertoires,

• pouvoir télécharger rapidement les documents, même très volumineux,

• avoir de bonnes garanties de sécurité et de confidentialité des données.

Pour répondre à ces besoins, SFR Business propose aux PME la Suite stockage cloud. Cette offre de Cloud Computing de type StaaS (Storage as a Service) propose une gamme complète de services autour des données (stockage, sauvegarde des données avec SFR Backup, et synchronisation avec SFR Sync) accessible depuis tout terminal connecté à internet.

Identifiez les besoins récurrents

Beaucoup de PME sont confrontées à l'une ou l'autre de ces problématiques standard :

• partager des photos, vidéos, ou de gros documents : pour les mettre à disposition de l'équipe, des clients ou des fournisseurs. Mais l'envoi par e-mail, sous forme de pièces jointes, est impossible quand les fichiers dépassent plusieurs dizaines de Mo. Par ailleurs, avec les solutions de partage gratuites en ligne, la sécurité des données n'est pas garantie. Quant au téléchargement des documents, il peut prendre plusieurs dizaines de minutes voire plusieurs heures. Les offres SFR Sync permettent de résoudre ces problèmes en toute simplicité, par l'intermédiaire de la messagerie des utilisateurs, et à moindre frais.

• mettre à disposition des données pendant un temps limité : c'est le cas typique de l'appel d'offre, où l'on place des documents dans un répertoire à disposition des participants. Quand la date convenue arrive, ces contenus sont automatiquement fermés à la consultation et au dépôt de fichiers. La solution SFR Sync permet de poser des limites supplémentaires : un nombre de téléchargement maximum, l'accès par mot de passe...

• mettre à disposition des documents de référence : l'exemple courant est celui d'une force commerciale se référant à un tarif actualisé. Un seul des membres de l'équipe a la possibilité technique de mettre à jour ces documents tarifaires, que les autres peuvent librement consulter, même en mobilité, avec n'importe quel équipement (tablette, PC, smartphone...). La solution SFR Sync est a priori la mieux adaptée à ce cadre d'utilisation.

En finir avec les solutions de sauvegarde des données archaïques

Internet vient changer le paysage de la sauvegarde de données, et beaucoup d'entreprises ne peuvent que s'en réjouir. Chacun connaît les mésaventures de telle ou telle entreprise, confrontée à une perte de données alors qu'une « bonne » solution de sauvegarde était en place ! Aujourd'hui, pour la majorité des PME, les solutions classiques de sauvegarde méritent d'être challengées avec la sauvegarde par Internet, pour au moins 3 raisons :

• le volume de données explose : chaque année, l'entreprise augmente de 80 % son volume de données sauvegardées (selon une étude IDC 2011 « worldwide storage in the cloud 2011-2015 »). Ce qui fait grimper le coût de gestion des sauvegardes physiques.

• les sauvegardes de données gérées en interne ne sont jamais parfaitement sûres : la restauration complète n'est pas garantie non plus.

• il n'est pas rare que le système de sauvegarde des postes de travail soit différent de celui des serveurs exploités dans l'entreprise, ce qui est une source de complications. Adaptée à la sauvegarde des postes et des serveurs, la sauvegarde des données par Internet, telle que la solution SFR Backup - un des services de la Suite stockage cloud, prévu pour septembre 2013 - apparaît plus simple et plus sûre.